不論是在生活中還是職場上，我們常常一不小心就會預設立場，以為我們溝通的對象會「通靈」，能夠精準地猜到我們心中的想法，並且還覺得理所當然。
當「我以為你知道！」或是 「你怎麼會不懂呢」之類的話被拋出，一場爭吵看似就不可避免了。其實只要把想法好好地傳達給對方，基本上就能避免這樣的窘境。尤其在職場高效溝通更為重要，因為溝通不良帶來的後果往往不是吵一架就完事了。
下面我們將為各位分析無效溝通的成因，無效溝通的後果以及如何改善不良溝通的 3 個方法。
溝通不良的成因
不精準
說話不精準其實是話講出去前沒有謹慎思考的後果。職場上每個人的時間都很寶貴，當你講出不精準的話造成對方需要花費更多時間來理解或是除錯，那麽你的專業程度就會被大打折扣。
現在許多人為了自己說話方便，使用代稱或是模稜兩可的詞彙跟別人溝通，這樣卻造成雙方在認知上的誤解，反而花費更多時間解開誤會。「那個東西、上次開會用到的那個檔案、昨天遇到的那個人」這類的詞彙都屬於不精準的範疇。
我曾經在機械產業做過國外業務工作。這間公司的老闆非常注重員工講話時的精準度，若是員工在與他對談時說出不夠精準的話時就會立刻被嚴厲地指正。當時的我覺得壓力很大，講話必須戰戰兢兢，但這個經驗也鍛鍊我精準說話的能力。
沒重點
講話沒重點是溝通不良的最大成因。聽講話沒重點的人講話確實讓人非常火大，就像是壞心的計程車司機開車以為你是外地人偷偷繞路一樣：你大概知道目的地在哪，也確實看到目的地好幾次，卻一直到不了。
這時旁人的白眼就會翻到天際，拍著大腿大喊一聲：「講重點！！」
講話沒重點其實是沒有好好思考過要說什麼東西導致的，才會想到什麼說什麼，嘴巴跟著思緒流動，像是流水帳。這部分我們下面也會提到如何改善。
自以為
我們常常自以為別人已經了解我們的想法，所以無須多言就可以很好地傳達訊息。「就那個啊！」「你知道的」等話語常常出現在我們的生活之中。同理，在職場上有時人們會覺得已經把工作交代得一清二楚了，殊不知下屬完全不知道主管到底想要些什麼。這就是所謂的被洞悉錯覺（Illusion of transparency）。這個錯覺讓人誤以為好像其他人都是擁有千年眼的貝卡斯，可以輕鬆看穿自己的內心，進而導致說話不清不楚，溝通不良。
改善溝通的方法
其實溝通也沒有那麼難，只要把話說清著就好。所以我們在溝通時必須要做到以下幾點：想好再說，提升專業知識和用對方聽得懂的方式說話。
精準地說重點
有些人在說話時不經思考，想到什麼就說什麼，到頭來說了半天也沒說到個重點。所以我們在職場上與別人溝通的時候一定要先講重點！先把重點說出來之後，聽者才能一開始就能抓到重點，立刻做好心理準備。
講完重點之後，就可以用條列的方式補充內容，就可以讓整個對話更有效率，對方也能輕鬆了解你想表達的意思。
舉個例子，你現在是會議負責人，負責召集大家開會。現在你要在群組裡面公布會議訊息。
不好的說法：
大家好，我們這週四開會喔！上次說的幾個內容記得準備一下，會議上會討論，謝謝！
比較好的說法：
大家好！我們這週四 （12/9）晚上 19:00 會進行一次會議，會議主要會討論公司行銷部門的新專案，時長大約 1 小時。
請各位準備以下內容：
- 本次專案的行銷預算
- 競爭對手的調查報告
- 新的點子
如果有什麼需要在會議中請大家討論的內容，也可以先發在群組中讓大家準備一下。
謝謝！
用對方聽得懂的方式說話
我們在跟別人溝通時，必須要站在對方的角度思考：如果是別人對我這樣說話，我能夠完全了解他想表達的意思嗎？
再拿我國外業務的工作經驗當作例子。有一天我在跟我的主管閒聊，他突然說了一句：「我知道你的英文很好，但是我們擔心你的英文太好。」
「蛤？」我心中不免覺得疑惑。畢竟大學四年在外文系的訓練就是為了要讓自己的英文流利且專業。
「跟我們做生意的外國客戶，說實話有些英文並不好。如果你在打電話或是寫 Email 的時候又用了太難的字彙，他們心裡會想你是不是故意在顯擺秀英文，故意讓他們聽不懂。」
「怎麼可能會有這種人…」我念叨著。
「還真的有，以前真的發生過類似的事情。重點是你要講他們聽得懂的東西，溝通才會比較順暢。」主管意味深長地說。
我那時確實不太懂：我的強項就是外語能力，而現在我收到的訊息是「你的強項不能太強。」我那陣子想了半天也想不通。不過現在回頭看看就明白了。
如果角色轉換，我一定也會覺得心情不好，也一定會希望對方能用我能夠理解的詞彙跟我說明。
所以「對方了解了多少」是非常重要的，遠遠比你「說了多少」要重要得多。
確認彼此是否「真的理解了」
很多時候，我們以為自己已經說得很清楚，但事實上只是「說完了」，不代表對方「聽懂了」。溝通最容易出問題的地方，就在於缺乏確認理解的這一步。
在職場上常見的情況是這樣的：
主管交代完事情後問一句：「有沒有問題？」
下屬通常會回：「沒有。」
但幾天後成果交出來，卻發現方向完全不對。
問題真的不存在嗎？其實不一定。很多時候是因為對方根本不知道自己「哪裡不懂」，或是不敢當下提問，最後只能憑自己的理解硬著頭皮做。
因此，比起問「你懂嗎？」「有沒有問題？」，更有效的方式是請對方重述一次重點，或是具體確認關鍵資訊。
例如可以這樣說：
- 「為了確保我們理解一致，你可以幫我簡單說一下接下來的執行方向嗎？」
- 「我確認一下，我們的期限是下週三、重點放在 A 和 B，這樣對嗎？」
這樣做不是在質疑對方，而是在避免誤會。當你願意多花 30 秒確認理解，往往可以省下之後好幾個小時甚至好幾天的修正成本。因為有時候真的不可避免地會發生資訊遺漏。
結語：溝通的本質，是減少誤會
很多人以為溝通能力好，代表口才好、很會說話，但其實真正高效的溝通，重點從來不在「你說了多少」，而在於「對方接收了多少」。
不精準、沒重點、自以為對方懂，這些都是我們在生活與職場中最常犯的錯誤。而改善溝通的方法也不複雜：
想好再說、先講重點、用對方聽得懂的方式說，並且確認彼此真的理解一致。
當我們願意放下「我以為你知道」的預設立場，多做一點說明、多問一句確認，很多不必要的誤會、衝突與挫折，其實都能在一開始就被避免。
溝通不是天賦，而是一種可以被練習、被優化的能力。而這項能力，往往正是拉開職場專業度與信任感差距的關鍵。
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